Tổng hợp 15 Ví dụ về tự động hóa doanh nghiệp trong thực tiễn bạn cần nắm
Một công ty khởi nghiệp Na Uy mang tên Wenn đã phát triển một quy trình tự động để phát hiện hư hỏng ô tô.
Thông thường, quy trình này mất khoảng 15 phút để hoàn thành, nhưng nhờ vào công nghệ AI và tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA), Wenn đã giảm thời gian đó xuống còn 6 giây—ít hơn 99,33% so với tiêu chuẩn ngành hiện tại.
Mặc dù có vẻ như đây là một điều gì đó chỉ có trong phim khoa học viễn tưởng, nhưng những sự đổi mới như vậy đang ngày càng phổ biến nhờ vào tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA).
Tuy nhiên, mối quan hệ giữa tự động hóa và quy trình kinh doanh không phải lúc nào cũng rõ ràng, và cách tốt nhất để hiểu điều này là xem xét các ví dụ về tự động hóa doanh nghiệp thực tế, điều mà chúng tôi sẽ thực hiện trong bài viết này. Bạn sẽ thấy các ví dụ về tự động hóa quy trình kinh doanh thực tế, được thúc đẩy bởi các công cụ quản lý quy trình kinh doanh, mà bất kỳ ai cũng có thể triển khai trong vài phút.
Giờ đây, hãy định nghĩa tự động hóa quy trình kinh doanh để chúng ta có cùng hiểu biết trước khi đi sâu vào các ví dụ. Dưới đây là những khái niệm bạn cần nắm:
Bài viết này là một phần của chủ đề Tự động hóa doanh nghiệp mà chúng tôi đã và đang truyền tải đến độc giả, chủ đề gồm có:
I. Những loại quy trình nào nên tự động hóa?
Số lượng quy trình kinh doanh có thể được tự động hóa là rất nhiều, lên đến hàng nghìn quy trình. Trên thực tế, hầu hết các quy trình kinh doanh đều có thể được tự động hóa, dù là hoàn toàn hay một phần, bất kể lĩnh vực hay bộ phận nào.
Ví dụ:
- Nhân sự : Tự động hóa các quy trình như tuyển dụng, giới thiệu nhân viên mới, và xử lý nhân viên nghỉ việc.
- Marketing: Tự động hóa hầu hết các quy trình thủ công, từ nghiên cứu từ khóa, sản xuất nội dung, đến chiến dịch quảng cáo và quản lý mạng xã hội.
- Công nghệ thông tin (IT): Hỗ trợ tự động hóa các quy trình như theo dõi lỗi, giám sát, phát triển ứng dụng, quản lý cơ sở dữ liệu, và nhiều quy trình thủ công khác.
Với các công cụ và nền tảng phù hợp, hầu như không có giới hạn nào cho việc tự động hóa các quy trình kinh doanh. Đây cũng là những gì chúng tôi đã giới thiệu trước đó: Phần mềm tự động hóa doanh nghiệp
Để giúp bạn quyết định xem có nên tự động hóa một quy trình hay không, hãy tự hỏi mình những câu hỏi sau:
- Quá trình này có tốn thời gian của nhóm bạn không?
- Liệu nó có liên quan đến các nhiệm vụ lặp đi lặp lại hay nhập dữ liệu thủ công không?
- Liệu nó có liên quan đến nhiều bước và nhiều bên trong tổ chức của bạn không?
- Liệu lỗi của con người có phải là một yếu tố trong quá trình này không?
Nếu bạn trả lời có cho bất kỳ câu hỏi nào ở trên thì đó là dấu hiệu rõ ràng cho thấy BPA có thể giúp cải thiện hiệu quả và độ chính xác của quy trình đó.
II. 15 Ví dụ về tự động hóa doanh nghiệp
Ví dụ 1: Tài liệu hóa quy trình kinh doanh
- Ý tưởng tự động hóa: Quy trình xem xét tài liệu
Việc xem xét tài liệu là một nhiệm vụ phổ biến trong nhiều quy trình ở hầu hết các tổ chức. Các tài liệu như hợp đồng, thỏa thuận dịch vụ (SLA), bài đăng blog, và thông cáo báo chí đều cần được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi chúng được sử dụng đúng mục đích.
Trong khi quá trình xem xét nội dung tài liệu có thể đòi hỏi sự cẩn thận, các bước hỗ trợ xung quanh hoàn toàn có thể được tự động hóa bằng công cụ như Lark.
Quy trình tự động xem xét tài liệu
Quy trình này sử dụng các công cụ Google Drive, ClickUp, Make, và Slack. Công cụ sẽ theo dõi tài liệu Google Docs mới trong thư mục Google Drive.
- Bước thực hiện: Khi tệp được tải lên Google Drive, Make tự động tạo và phân công nhiệm vụ trong ClickUp, đồng thời gửi tệp qua Slack đến người phụ trách.
- Kết quả: Quy trình xem xét tài liệu nhanh chóng, chính xác, tạo ra hồ sơ cần thiết mà không cần sự can thiệp của con người.
Lợi ích bổ sung: Hỗ trợ tái thiết kế quy trình kinh doanh, nâng cao hiệu quả.
Ví dụ 2: Quy trình bán hàng
- Ý tưởng tự động hóa: Kích hoạt nhiệm vụ để nuôi dưỡng và chuyển đổi khách hàng tiềm năng
Trong Salesforce, mỗi cơ hội bán hàng thường kích hoạt hàng loạt nhiệm vụ liên quan, như gửi tài liệu bổ sung hoặc chỉ định chuyên gia. Trước đây, các nhiệm vụ này thường cần được thiết lập thủ công, dẫn đến lãng phí tài nguyên và dễ xảy ra lỗi.
Quy trình nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng tự động
Sử dụng mẫu tích hợp giữa ClickUp, Make, Salesforce, Slack và Flow Control, quy trình tự động hóa này sẽ:
- Tự động tạo nhiệm vụ trong ClickUp.
- Gửi thông báo Slack mỗi khi một cơ hội mới được tạo trong Salesforce.
Ví dụ thực tế: Bạn có một eBook miễn phí để thu hút khách hàng tiềm năng. Sau khi khách hàng cung cấp thông tin liên lạc, Salesforce tạo một cơ hội mới và kích hoạt chuỗi nhiệm vụ như gửi email chăm sóc hoặc chạy quảng cáo Facebook retargeting.
Kết quả: Tăng tốc quy trình và giảm nguy cơ bỏ sót cơ hội.
Ví dụ 3: Phân tích trang web
- Ý tưởng tự động hóa: Theo dõi và tổng hợp dữ liệu hiệu suất web
Việc theo dõi hiệu suất trang web, ví dụ từ Google Analytics, là một nhiệm vụ quan trọng nhưng tốn thời gian.
Phân tích tự động
- Cách thực hiện: Mỗi khi báo cáo mới được tạo trong Google Analytics, Make sẽ:
- Tự động thêm dữ liệu vào Google Sheets.
- Tạo nhiệm vụ trong danh sách ClickUp mà bạn chọn.
- Kết quả: Đảm bảo không bỏ sót các sự kiện quan trọng và tối ưu hóa quy trình theo dõi.
Ví dụ 4: Tiếp thị người có sức ảnh hưởng
- Ý tưởng tự động hóa: Tạo nhiệm vụ tiếp cận người có sức ảnh hưởng
Quá trình tiếp cận influencer, theo dõi phản hồi và theo dõi hiệu quả thủ công rất tốn thời gian. - Lợi ích: Tự động hóa quy trình này sẽ giúp tiết kiệm nguồn lực và thời gian, tăng độ chính xác trong quản lý.
Ví dụ 5: Hỗ trợ khách hàng
- Ý tưởng tự động hóa: Tự động trả lời phiếu hỗ trợ
Tự động hóa phản hồi ban đầu giúp xác nhận nhanh và phân loại các yêu cầu theo mức độ ưu tiên để xử lý hiệu quả hơn.
Ví dụ 6: Quản lý dự án
- Ý tưởng tự động hóa: Phân công vai trò và trách nhiệm
Phân công nhiệm vụ tự động theo dự án giúp cải thiện năng suất và loại bỏ việc theo dõi thủ công.
Ví dụ 7: Kế toán
- Ý tưởng tự động hóa: Tự động tạo hóa đơn
Việc tạo hóa đơn cho dịch vụ hoàn thành hoặc sản phẩm đã giao được tự động hóa để giảm lỗi và đảm bảo đúng hạn.
Lợi ích: Ghi sổ kế toán chính xác và ra quyết định tài chính hiệu quả hơn.
Ví dụ 8: Đảm bảo chất lượng
- Ý tưởng tự động hóa: Kiểm tra tự động
Tự động kích hoạt kiểm tra chất lượng sau mỗi lần thay đổi hoặc cập nhật sản phẩm để đảm bảo chất lượng nhất quán.
Ví dụ 9: Nhân sự (HR)
- Ý tưởng tự động hóa: Thu thập phản hồi của nhân viên
Hệ thống tự động thu thập và phân tích phản hồi của nhân viên giúp đội ngũ HR đánh giá kịp thời và hiệu quả.
Ví dụ 10: Tiếp thị
- Ý tưởng tự động hóa: Lên lịch nội dung
Lên lịch nội dung tự động trên nhiều nền tảng giúp thương hiệu duy trì sự hiện diện đồng bộ và tăng tương tác.
Ví dụ 11: CNTT (IT)
- Ý tưởng tự động hóa: Báo cáo tự động
Tự động tạo và gửi báo cáo hạ tầng CNTT giúp tiết kiệm thời gian và duy trì giám sát liên tục.
Ví dụ 12: Vận hành
- Ý tưởng tự động hóa: Quản lý hàng tồn kho
Hệ thống tự động theo dõi mức tồn kho, kích hoạt đặt hàng lại hoặc xử lý hàng tồn dư, đảm bảo cân đối kho hàng.
Ví dụ 13: Hậu cần
- Ý tưởng tự động hóa: Tối ưu hóa tuyến đường giao hàng
Tự động hóa lập kế hoạch tuyến đường giúp giảm chi phí nhiên liệu và thời gian giao hàng.
Ví dụ 14: Tương tác khách hàng
- Ý tưởng tự động hóa: Tạo nội dung cá nhân hóa tự động
Tự động cá nhân hóa thông điệp giúp tăng mức độ hài lòng và lòng trung thành của khách hàng.
Ví dụ 15: Tài chính
- Ý tưởng tự động hóa: Báo cáo tài chính tự động
Việc tự động tạo báo cáo tài chính giúp giảm lỗi và tiết kiệm thời gian, hỗ trợ đưa ra quyết định tài chính nhanh và chính xác.
Tóm lại những ví dụ về tự động hóa doanh nghiệp giúp tối ưu nguồn lực, giảm chi phí mà còn cải thiện đáng kể hiệu quả công việc và sự hài lòng của nhân viên cũng như khách hàng.
III. Làm thế nào để tự động hóa doanh nghiệp hiệu quả
Để tự động hóa doanh nghiệp nhỏ hiệu quả, cần có chiến lược và hướng dẫn đúng đắn. Tại dịch vụ tự động hóa doanh ngiệp, chúng tôi cung cấp những giải pháp cụ thể giúp doanh nghiệp của bạn đi đúng hướng trong quá trình tự động hóa:
- Xác định quy trình tự động hóa phù hợp: Các doanh nghiệp nhỏ thường gặp khó khăn trong việc nhận diện các quy trình có thể tự động hóa. Chúng tôi sẽ cùng bạn phân tích, xác định các tác vụ tốn nhiều thời gian và công sức, từ đó lập kế hoạch tự động hóa từng bước để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.
- Tận dụng công cụ tiết kiệm chi phí: Với kinh nghiệm trong ngành, chúng tôi hướng dẫn bạn sử dụng những công cụ tự động hóa chi phí thấp hoặc miễn phí như Zapier, Trello, hoặc Asana. Chúng tôi sẽ giúp bạn tích hợp các công cụ này vào quy trình kinh doanh, mà không cần phải lo lắng về việc lập trình phức tạp.
- Đào tạo nhân viên và xây dựng văn hóa tự động hóa: Để tối đa hóa lợi ích của tự động hóa, đội ngũ nhân viên cần hiểu rõ cách sử dụng công cụ và áp dụng chúng vào công việc hàng ngày. Chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn tổ chức các buổi đào tạo, tạo ra môi trường học tập nội bộ để nhân viên có thể chia sẻ kiến thức và hỗ trợ nhau trong quá trình tự động hóa.
- Theo dõi, đánh giá và cải tiến: Một trong những giá trị cốt lõi của dịch vụ coaching tư vấn là giúp bạn không ngừng cải tiến. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn theo dõi các chỉ số hiệu quả của quy trình tự động hóa và liên tục tối ưu hóa để đáp ứng nhu cầu khách hàng.
Với dịch vụ tự động hóa doanh nghiệp, chúng tôi không chỉ giúp bạn bắt đầu quá trình tự động hóa mà còn đồng hành cùng bạn trong việc tối ưu hóa và phát triển doanh nghiệp. Hãy liên hệ với chúng tôi để bắt đầu hành trình tự động hóa hiệu quả, tiết kiệm chi phí, và nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp của bạn.
Ai sẽ là người đồng hành cùng bạn?
Anh Lưu Minh Hiển là nhà sáng lập và Giám đốc điều hành của Trường đào tạo doanh nhân WISE Business, nơi anh chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm quý báu với cộng đồng doanh nhân.
Về học vấn, anh Hiển tốt nghiệp Thạc sĩ Khoa học tại Trường Kinh tế và Khoa học Chính trị Luân Đôn (London School of Economics and Political Science – LSE), một trong những trường đại học hàng đầu thế giới về Tài chính và Kinh tế. Trước đó, anh đã hoàn thành Cử nhân tại Đại học Manchester, Anh Quốc, với thành tích xuất sắc, nằm trong top 0.5% sinh viên xuất sắc nhất toàn trường và là Thủ khoa ngành Kinh doanh quốc tế, Tài chính và Kinh tế. Anh cũng từng nhận học bổng toàn phần từ thành phố Đà Nẵng cho chương trình đào tạo phát triển nguồn nhân lực.
Năm 2021, anh Lưu Minh Hiển được vinh danh trong Top 100 doanh nhân khởi nghiệp xuất sắc Việt Nam, do Trung ương Hội Doanh nhân trẻ Việt Nam trao tặng. Danh hiệu này công nhận những đóng góp và thành tựu nổi bật của anh trong việc thúc đẩy khởi nghiệp và phát triển doanh nghiệp tại Việt Nam.
IV. Kết luận
Tự động hóa quy trình kinh doanh là xu hướng tất yếu, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực, tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả hoạt động. Qua những ví dụ về tự động hóa doanh nghiệp như tối ưu hóa quy trình nhân sự, tiếp thị, bán hàng hay quản lý hàng tồn kho, chúng ta thấy rõ sự cần thiết của việc ứng dụng công nghệ để giảm thiểu công việc lặp đi lặp lại và tập trung vào giá trị cốt lõi.
Với sự hỗ trợ của các công cụ tự động hóa, doanh nghiệp có thể dễ dàng triển khai tự động hóa, cải thiện hiệu suất và nâng cao trải nghiệm khách hàng. WISE Business cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình này, cung cấp các giải pháp tư vấn và đào tạo chuyên sâu, giúp bạn tối ưu quy trình và phát triển bền vững.
---------- Đọc full toàn bộ bài viết: https://wisebusiness.vn/vi-du-ve-tu-dong-hoa-doanh-nghiep/
Nhận xét
Đăng nhận xét