OKRs SẼ KHÔNG HOẠT ĐỘNG ĐƯỢC NẾU THIẾU ĐIỀU NÀY

Đánh giá bài viết

“OKRs sẽ không hoạt động được nếu chúng ta thiếu mô hình quản trị hiệu suất mà chỉ phó thác kết quả và chờ đợi sự thành công, bất kỳ công việc nào sau khi được giao cũng cần theo dõi định kỳ”.

Đó chính là bí mật thứ hai của OKRs, đó chính là Quản trị Hiệu suất Liên tục. Quản trị hiệu suất liên tục = OKRs + CFRs. CFRs được thực hiện thông qua mô hình Check In. Như công thức trên các bạn thấy, OKRs nếu thiếu CFRs sẽ không hoạt động hiệu quả.

Vậy CFRs là gì?

Không phải nhân viên nào cũng có tầm nhìn lãnh đạo, và không phải nhân viên nào cũng có năng lực thực thi mạnh mẽ. Họ sẽ gặp rất nhiều vấn đề và khó khăn trong lúc làm việc và thực thi mục đích chung của tổ chức. Và để cho đội ngũ của mình thực thi hiệu quả, việc quản trị hiệu suất liên tục là vô cùng quan trọng. Trong OKRs được gọi là CFR (Conversation – Feedback – Recognition). Có nghĩa là chúng ta phải có những buổi họp Check In định kỳ để trao đổi, đưa ra feedback và ghi nhận những nỗ lực của nhân viên.

Việc check-in OKRs vừa giúp cho người lãnh đạo nắm bắt được tình hình thực hiện các mục tiêu OKRs, vừa giúp nhân viên có cơ hội báo cáo những vấn đề và giải pháp (như Tư duy từ dưới lên mà mình đã đề cập ở các bài trước), vừa giúp lãnh đạo ghi nhận nỗ lực của nhân viên giúp họ có thêm động lực hoàn thành OKRs và thúc đẩy các bạn cống hiến hết mình. Vậy nên, Cuộc họp Check In nên được diễn ra hàng tuần. Trong cuộc họp Check-in, chúng ta phải trả lời đầy đủ 4 câu hỏi sau:

• Tiến độ công việc? Điều gì đã thay đổi trong các key results so với lần Check In trước?
• Các vấn đề gây trở ngại? Điều gì đang làm bạn hoặc nhóm bị chậm lại hoặc có vấn đề?
• Nhân viên đề ra giải pháp và kế hoạch nên làm gì tiếp theo? Chúng ta cần làm gì để vượt qua trở ngại và cải thiện kết quả?
• Mức độ tự tin – Bạn có đang tự tin việc hoàn thành các kết quả chính và mục tiêu từ OKRs của bạn không?

Lưu ý rằng nhân viên cần phải thực hiện check-in nháp, tức là trả lời bốn câu hỏi trên, trước khi thực hiện check in 1:1 với lãnh đạo.

Hiện nay, mình quan sát thấy khá nhiều các doanh nghiệp bỏ cuộc họp Check-In hoặc check-in chưa đúng cách và bạn biết đấy điều đó đồng nghĩa với việc là OKRs sẽ thất bại. Những lỗi thường gặp đó là:

1. Bỏ check in

Chúng ta đặt ra mục tiêu nhưng chúng ta không Check In thì hầu như là mục tiêu chẳng ai ngó tới.

2. Chúng ta dành cuộc họp Check In để làm những mục đích khác

Ví dụ trong cuộc họp Check In nhân viên lại đi hỏi về kế hoạch làm việc trong tuần, hỏi về công việc và vấn đề khác ngoài chỉ tiêu OKRs. Thì bạn đang đi lệch hướng và xa rời Check In tiến độ hàng tuần, OKRs sẽ thất bại. Vậy vấn đề chính là ở người chủ trì cuộc họp, đòi hỏi bạn phải có “dũng khí” để đưa cuộc họp check in về đúng quỹ đạo và trả lời đúng 4 câu hỏi phía trên mà mình đã đề cập. Nhớ rằng cuộc họp check in không phải là cuộc họp giao ban!

3. Nhân viên không Check In nháp

Điều các bạn cần làm là cho nhân viên báo cáo Check In nháp trả lời 4 câu hỏi trong phần mềm hoặc file excel. Các bạn phải Review trước khi cuộc họp Check In diễn ra. Nếu trong cuộc họp hoặc trước khi họp nhân viên chưa Check In nháp thì người chủ trì phải “dũng cảm” dừng cuộc họp Check In và khi dừng cuộc họp bạn phải yêu cầu nhân viên thực hiện lại để Check In lại vào ngày hôm sau thì khi đó nhân viên không dám bỏ bê việc Check In nháp cho những lần sau nữa.

Nếu không Check In nháp trước mà chỉ Check In cho xong thì vấn đề về kế hoạch và giải pháp sẽ không được đề ra đầy đủ. Những vấn đề bạn chỉ mới nghĩ trong cuộc họp thì bạn sẽ không nhìn nhận được tận gốc vấn đề và các giải pháp cũng chỉ mang tính tạm thời. Bên cạnh đó, nhân viên sẽ dần có thói quen ỷ lại, chỉ đến cuộc họp Check In mới làm chứ không chuẩn bị trước. Vì vấn đề và giải pháp sẽ không được chuẩn bị trước, do vậy mục tiêu của bạn hầu như sẽ rất khó đạt được.

Đó là 3 lỗi thường gặp mà mình hay bắt gặp tại các doanh nghiệp khi Check In.

Vậy nên, việc check-in thường xuyên sẽ giúp lãnh đạo nắm được tất cả vấn đề và điều chỉnh nhanh nhất. Nếu coi động lực nhân viên là nhiên liệu của con tàu doanh nghiệp thì thực thi và kiểm soát chính là bánh lái lèo hướng con tàu trên hành trình ra khơi.

– Lưu Minh Hiển –

Hãy THEO DÕI WISE Business và LIKE FANPAGE ngay để biết được những chia sẻ mới nhất ngay nhé !

---------- Đọc full toàn bộ bài viết: https://wisebusiness.edu.vn/okrs